Laitetaan tieto töihin
Tiedolla johtaminen
Tiedolla johtamisen toimintamalli / prosessit
Tiedon hyödyntämisen prosessi
Prosessit ja toimintatavat tiedon hyödyntämiselle: Millä tavalla tiedosta keskustellaan, miten sitä hyödynnetään ja miten sen varassa toimitaan.
Tiedon jakamisen prosessi
Prosessit ja toimintatavat tiedon jakamiselle: Mitä tietoa raportoidaan ja jaetaan, milloin ja kenelle sekä miten ja missä tilanteissa
Johtamisrakenteet
Toiminta- ja johtamisjärjestelmä
Toimintajärjestelmä on kuvaus organisaation yhteisistä toimintatavoista. Se sisältää organisaatiorakenteen, henkilöstön ja osaamisen, toimintamallit ja prosessit, tiedon ja tietojärjestelmät, mittaamisen ja laadunhallinnan ja kehittämisen sekä dokumentit, mallit, ohjeet ja työvälineet. Toimintajärjestelmä muodostaa organisaatiolle strategisen, toiminnallisen ja toimintaa tukevan sekä kehittävän kyvykkyyden toimia tarkoituksenmukaisesti palvelujen toteuttamiseksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Toiminnan prosessit
Prosesseilla kuvataan toimintaa, joilla ammatillisen koulutuksen järjestäjä mahdollistaa palvelunsa toteuttamisen.
Muutosvaikutusten arviointi
Toiminnan tavoitteille, laadulle ja vaikuttavuudelle tulee asettaa selkeät tavoitteet. Tuloksia tulee seurata ja arvioida suhteessa asetettuihin tavoitteisiin niin, että tulokset ovat lähtökohtana uusien tavoitteiden asettamiselle ja toiminnan parantamiselle.
Tiedolla johtamisen arkkitehtuuri
Tietotarpeet
Yleinen johtamisen tietotarve on ajantasaisen ja olennaisen tiedon saaminen seurannan, suunnittelun ja päätöksenteon tueksi. Tieto-ohjautuvassa organisaatiossa tiedon hyödyntäjiä ovat kaikki organisaation tasot sekä parhaimmillaan myös asiakkaat ja sidosryhmät. Tietotarpeiden määrityksessä on huomioitava kohderyhmän lisäksi tiedon käyttötarpeet, jotka vaikuttavat erityisesti tietoesityksen mittarien muodostamiseen ja esitystapaan. Tietotarpeen määritys on aina substanssisidonnaista, ja vaatii sisältöalueen ja sen ilmiöiden syvällistä ymmärrystä tieto-osaamisen lisäksi.
Mittarit
Toimivat mittarit ovat hyväksi havaittu väline kompaktin tiedon hankkimiseen. Lisäksi johtamisen tukena mittarit ja niihin liittyvät tavoitteet ohjaavat ja kannustavat henkilöstöä ponnistelemaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Koulutuksen järjestäjän tulee kuvata toimintansa onnistumista erilaisilla mittareilla. Osa mittaristosta palvelee organisaation omaa tarvetta ja osa mittaritiedoista tulee raportoida viranomaisille, sidos- ja asiakasryhmille. Mittariston on tärkeä olla tasapainoinen kokonaisuus, joka on johdettu tavoitteista käsin.
Tietotuotteiden hyödyntäminen
Tiedon hyödyntäjä tarkastelee ja tulkitsee tietotuotetta ja tekee siitä havaintoja, arvioi tuloksia sekä tekee havainnoista johtopäätöksiä päätöksenteon tueksi.
Tiedolla johtamisen kulttuuri ja taidot
Kulttuuri
Tiedolla johtamisen kulttuuri on osa organisaatiokulttuuria. Tietokulttuureja on erilaisia (ks. kuva). Toimivassa tiedolla johtamisen kulttuurissa organisaatiolla ja sen henkilöstöllä on yhteinen tahtotila, halu ja innostus saada tieto tukemaan päätöksentekoa, johtamista ja toimintaa entistä paremmin. Lisäksi organisaatiossa kannustetaan etsimään uutta tietoa toiminnan kehittämiseksi, keskustellaan usein, avoimesti ja yhdessä käytettävissä olevan tiedon merkityksestä, tuloksista ja toimenpiteistä sekä tuetaan tiedolla johtamista.
Osaaminen
Tietojohtaminen vaatii niin teknisiä kuin pehmeitä taitoja. Tiedolla johtamisen taidot voidaan kiteyttää käsittämään substanssitaidot, vuorovaikutustaidot, johtamistaidot, tekniset taidot, datanlukutaidot, yhteistyötaidot ja uudistumistaidot.
Tiedon johtaminen
Tietotuotteet (hyödyntämistaso)
Analytiikka
Analytiikan tarkoituksena on jalostaa dataa niin, että datasta saadaan kaivettua olennainen informaatio irti ja vielä niin, että se olisi helposti hyödynnettävässä muodossa. Raportoinnin tarkoitus on tuoda informaatio näkyväksi, jotta se olisi sujuvasti ja ymmärrettävästi hyödynnettävissä toiminnan tukena. Erilaiset johtamistarpeet, tavoitteet ja haasteet nostavat esiin erilaisia kysymyksiä, jotka vaativat erilaisia ja eritasoisia analytiikka- ja raportointiratkaisuita.
Tietotuotteiden tuottaminen (datan jalostaminen)
Tietotuotteen kehittäminen (määrittely, tekninen toteutus sekä käyttöönotto) on iteratiivinen prosessi, jonka aikana selvitetään raportoinnin tietotarpeet, suunnitellaan ja toteutetaan raportit sekä kerätään palautetta ratkaisusta loppukäyttäjiltä ja jatkokehitetään tietotuotetta palautteen perusteella. Prosessin viitekehyksenä voidaan käyttää esimerkiksi ketterää Scrum-menetelmää.
Raportit
Raporteilla voidaan tarjota reaaliaikaista tilannekuvaa sekä ennakointitietoa lukuina ja visualisoituina kuvaajina. Tulosten visualisoinnin ja raportoinnin tavoitteena on saattaa jalostettu tieto helposti ymmärrettävään ja käyttäjäystävälliseen muotoon. Tietoa tuodaan eri tietolähteistä raportointijärjestelmään ja raportoidaan yhden luukun periaatteella. Näin käyttäjä pääsee näkemään yhdestä paikasta kaikki hänelle olennaiset tiedot, ideaalisti roolipohjaisesti valmiiksi koottuna ja selkeästi visualisoituna.
Tiedonhallinta
Tiedonhallinta
Arvon syntyminen tiedosta edellyttää tiedon hallinnan prosessia, jossa tietojohtamisen osaaminen on kyvykkyyttä nähdä jalostamisen mahdollisuudet. Tässä prosessissa tarvitaan välineitä ja menetelmiä, joilla tietoa voidaan tarkoituksenmukaisesti käsitellä.
Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävienhoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Tiedonhallintamallin kuvaukset koostuvat kokonaisarkkitehtuurikuvauksista eli toimintaprosesseista, tietojärjestelmistä ja tietovarannoista (kts.kokonaisarkkitehtuuri ja tiedonhallintamalli -sivu).
Tiedon varastointi (data-alusta)
Koulutuksen järjestäjät tarvitsevat tietovarastoa eri lähteistä tulevan datan käsittelyyn, yhdistämiseen ja siirtämiseen tietotyöpöydille. Kokonaisvaltainen tiedonhallinta edellyttää keskitettyä tietovarastoa, johon eri järjestelmissä hajaallaan oleva data integroidaan kokonaisuudeksi, josta tietoa voidaan analysoida ja jakaa erilaisten mittaristojen, raporttien ja visualisointien muodossa.
Dataputken hallinta
Dataputken hallinta sisältää datan hallinnan (engl.data management) osa-alueita kuten:
- Datan kerääminen ja integrointi:
- Datan puhdistaminen, validointi ja muokkaaminen
- Datan tallentaminen:
- Datan siirto
- Datan hallinta
- Valvonta ja suorituskyvyn optimointi:
- Ylläpito ja skaalautuvuus
Tässä yhteydessä dataputkenhallintaan liittyy myös data governanceen, joka viittaa organisaation toimintamalleihin, politiikkoihin, sääntöihin, prosesseihin ja järjestelmiin, jotka ovat tarpeen datan laadun, saatavuuden, turvallisuuden, integriteetin ja tietosuojan varmistamiseksi koko sen elinkaaren ajan. Dama-viitekehyksessä kuvataan data managementin ja data governancen osa-alueet kokonaisuudessaan.
Kokonais-arkkitehtuuri ja tiedonhallintamalli
Tiedon mallintaminen (tieto- ja käsitemallit)
Tietomallinnuksessa on useita eri tasoja, joita käytetään kuvaamaan tietojärjestelmien tietorakenteita ja niiden välistä suhdetta eri näkökulmista ja eri tarkkuustasoilla. Näitä tasoja ovat:
- Käsitteellinen taso: Tämä on korkein abstraktiotaso tietomallinnuksessa. Konseptuaalisessa mallinnuksessa keskitytään liiketoiminnan näkökulmaan ja tärkeimpiin käsitteisiin sekä niiden välisiin suhteisiin organisaation kontekstissa. Konseptuaalinen malli on yleensä teknologiasta riippumaton ja pyrkii kuvaamaan liiketoimintatiedon rakenteen mahdollisimman ymmärrettävässä muodossa.
- Looginen taso: Loogisessa mallinnuksessa tarkennetaan konseptuaalisen mallin rakenteet tarkemmin, mutta silti ilman konkreettista sidosta tietyn tietokantateknologian tai tallennusmuodon yksityiskohtiin. Looginen malli sisältää entiteetit (eli tietokohteet, kuten “Asiakas”) niiden attribuutit (eli ominaisuudet, kuten “opiskelijanumero”) ja entiteettien väliset suhteet. Looginen malli voidaan esittää esimerkiksi entiteetti-suhteiskaaviona (Entity-Relationship Diagram, ERD).
- Fyysinen taso: Fyysisessä mallinnuksessa määritellään, miten loogisen mallin rakenteet toteutetaan konkreettisesti valitussa tietokantajärjestelmässä. Tässä vaiheessa otetaan huomioon tietokantateknologian erityispiirteet, kuten indeksointi, tietokannan normalisointi, taulujen ja sarakkeiden määrittely sekä fyysiset tallennusrakenteet. Fyysinen malli on siis suunniteltu optimoimaan suorituskykyä, tallennustehokkuutta ja datan eheyttä konkreettisessa tietokantaympäristössä. Myös esimerkiksi Power-BI:n tietomalli on fyysinen tietomalli.
Tietojärjestelmät
Pedagogisessa tietojohtamisessa hyödynnetään eri järjestelmistä saatavaa dataa suunnittelun ja päätöksenteon tukena. Yleisesti tietojohtamisessa hyödynnettyjä tietolähteitä ovat oppimisympäristöjen ja opintohallintojärjestelmien lisäksi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät sekä valtakunnalliset tietovarannot.
Tietovarannot
Pääasiassa oppimisanalytiikan hyödyntämä tieto syntyy ja se rekisteröidään koulutuksen järjestäjien omissa järjestelmissä. Sisäisesti tietoa kerätään esimerkiksi opintohallintojärjestelmästä ja digitaalisista oppimisympäristöistä. Organisaation ulkopuolelta kertyvää tietoa saadaan esimerkiksi KOSKI- ja eHOKS-raporteista. Oppija, opetus- ja ohjaushenkilöstö sekä koulutuksen järjestäjän johto kuitenkin hyötyisivät laajemman datapohjan tuottamasta kansallisesta vertailutiedosta. Yhdistämällä koulutus- ja osaamisdataa eri tietovarannoista tuotaisiin kansallisten tietovarantojen data paremmin saataville.
Tutustu tapahtumiin
Tutustu materiaaleihin
Lue blogia
