Hanke tai projekti saa loppuraporttinsa valmiiksi ajoissa – mitä sitten? Silloin vasta alkaa varsinainen työ.
Implementointi on jonkin käytäntöön ottoa, toimeenpanoa, täytäntöönpanoa, jalkautusta. Tietojohtamisen implementointi organisaatioon tarkoittaa sitä, että organisaatiossa otetaan käyttöön ja vakiinnutetaan toimintatavat ja prosessit tiedon tehokkaaseen hyödyntämiseen.
Implementoinnilla varmistetaan menetelmien tai valitun toimintamallin toteutuminen siten, että kohderyhmä oikeasti hyötyy siitä.
Vertailun vuoksi voidaan taas ottaa auto. Hanke tuottaa hyvän alustan, koetaulun (dashbord) ja toimintamallin. Mutta auto ei liiku ilman pyöriä, jotka vievät sitä eteenpäin. Auto tarvitsee myös väliajoin huoltoa (järjestelmien päivityksiä). Oikealla implementoinnilla saamme pyörät pyörimään ja käytössämme on ”huoltokirja”. Käyttöönottokäsikirjaan kannattaa aina myös tutustua huolella.
Onnistunut implementointi on hyvin suunniteltu ja riittävällä intensiteetillä toteutettu. Se on yhteistyötä, ja onnistunut yhteistyö vaatii yhteisen tavoitteen.
Implementoinnin suunnitteluun kannattaa panostaa. Suunnitteluvaiheessa asian/sanoman ymmärtäminen on tärkeämpää kuin menetelmät, joita valitaan. Huolellisen suunnittelun jälkeen varmistetaan, että muutosta edistetään riittävän intensiivisesti ja sopivasti resursoiden ja tavoitetta ja sen osuvuutta aina välillä tarkastellen.
Implementoinnissa eri vaiheita
Onnistunut implementointi pitää sisällään useita vaiheita, joita organisaatioiden – erityisesti esihenkilöiden – on otettava huomioon, kun aloitetaan uutta toimintaa tai muokataan ja kehitetään vanhaa, jotta taataan toivottu lopputulos.
Muutoksen haastetta kannattaa pienentää eri tavoin. Organisaatioiden johto on tärkeätä saada mukaan alkuvaiheessa. Implementoinnin kohde pitää ehdottomasti olla valittuna strategisena kohteena. Otamme esimerkiksi tietojohtamisen jalkauttamisen organisaatioihin. Mukana olevan organisaation on määriteltävä omat tavoitteet ja tarpeet tietojohtamisen suhteen. On luotava ymmärrys siitä, miten tiedon tehokas hallinta ja hyödyntäminen voivat tukea organisaation strategisia tavoitteita.
Kun kehittämiskohde on valittu strategiseksi kohteeksi, johdolla on hyvät työkalut resurssien jakamiseen, tavoitteiden asettamiseen ja tulevaisuuteen katsovaan toiminnan pitkäjänteisyyttä vaativaan tekemiseen.
Muutosten ja ideoiden vieminen arkeen vaatii aikaa ja panosta sekä johdolta ja tiiminvetäjiltä. Ideointiaihioiden luonti tuo runsaasti hyvää virtaa, mutta harmillisen usein innostus lopahtaa, kun itse raaka työvaihe alkaa.
Tehokkaaseen viestintään ja henkilöstön koulutukseen pitää panostaa, jotta kaikki ymmärtävät asian tarpeellisuuden ja sitoutuvat siihen. Tämä tarkoittaa myös mahdollisuutta käyttää työaikaa kehittämistyöhön!
Motivaatio ratkaisee
Entä kokonaisen tiimin motivointi muutokseen ja implementointityöhön? Tiiminvetäjä voi eri tavoin panostaa mukavaan ja positiiviseen ilmapiiriin, joka on oleellista turvallisuudentunteen ja motivaation kannalta. Muutostilanteissa organisaation kypsyyttä kuvaa “tyhmien kysymysten” suuri määrä. Kun muutos on iso ja kaikille uusi, tyhmiä kysymyksiä pitäisi heittää ilmaan paljonkin. Näihin vastaaminen ja niiden puinti yhdessä auttaa koko työyhteisöä kirkastamaan yhteistä päämäärää, ja kaikki pääsevät saman tiedon äärelle. Mikä parasta, varsinaisen toteutuksen ja käyttöönoton mukanaan tuomia haasteita voidaan taklata jo etukenossa.
Parhaita konsteja saada koko tiimi mukaan muutokseen on ottaa kaikkitiimin jäsenet mukaan ja käydä avointa keskustelua siitä, mitä hyötyäkehittämisestä saa ja mitä tuntemuksia tämä herättää. Ihminen muuttaa mielipidettään usein vain saatuaan selkeyttä omiin ajatuksiinsa, eikä muutoksessa tätä selkeyttä vielä ole. Jos tiiminvetäjä osaa ottaa tämän huomioon ja tehdä työtä koko tiimin voimin, on lopputulos yleensä ratkaisevalla tavalla parempi. Yksi tapa osallistaa ja helpottaa “muutosvastarintaa” on käyttää erilaisia osallistavia työkaluja ja antaa systemaattisesti tilaa muutoksen tuomille tunteille ja ajatuksille.
Implementoinnin suunnittelu korostuu nyt kaikissa käynnissä olevissa ammatillisen koulutuksen järjestäjien digitalisaatiohankkeissa, koska hankkeilla on rajallinen toiminta-aika.
Pidetään tämä mielessämme, niin saamme pyörät pyörimään😊
Kim Konttinen
Kirjoittaja toimii Omniassa Tieto-osaava-hankkeen projektipäällikkönä.